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Texte Libre

Diplôme en 2013 Ingénieur de la dépollution, INSA de Toulouse. Fin mars 2016 fonctionnaire affecté au CGDD du MEEM.

 

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Pauvre Overblog, comme je ne suis pas "premium", lors de la bascule sur la nouvelle interface, les commentaires ont disparus. Et j'ai dû revalider dans la gestion l'affichage des albums photos et des archives.

9 août 2010 1 09 /08 /août /2010 23:44

Mini base de données sur excel ?

En fait, on m'a demandé s'il était possible de reproduire facilement sur excel (je travaille avec calc d'openoffice, mais le fichier est OK pour les 2 outils), une sorte de gestion de base de données correspondant à un archivage de documents.

Concrètement mon amie prépare un doctorat, et possède une « foultitude » de documents lus pour étayer sa thèse, rangés dans des boites d'archives annotées de leurs contenus.

Mais quand il s'agit de retrouver un article ou une référence d'un dossier, parmi la vingtaine de boites constituées depuis plusieurs années, cela prend un certain temps.

 

Elle a donc imaginé qu'on pouvait avoir un fichier excel avec la feuille principale listant les boites et leur thème (ou leur date). Puis une feuille détaillée par boite, et dans cette feuille la liste des documents. Mais déjà, la quantité de données réclame presque une utilisation d'une base de données.

 

Je me suis essayé à une première solution avec excel. Elle m'a demandé un bouton en regard de chaque boite dans la feuille principale qui ouvrirait la feuille concernée.

J'ai pensé que ce serait facile, j'ai « déchanté » !

Je vous propose ma solution, car j'ai vraiment galéré en cherchant de l'aide sur internet et en fouillant dans de nombreux forums qui donnaient de très simples à très compliquées formules visualbasic pour les macros.

Je ne listerai que le dernier forum qui m'a vraiment aidé, avec une réponse de Macdoc. Il déclarait qu'il suffisait d'enregistrer la macro en l'exécutant. Après des heures passées à copier des formules toutes faites dans les macros que j'essayais de créer (et qui ne marchaient pas ou généraient des erreurs incompréhensibles), j'ai tout simplement tenté cette « création de macro » qui directement enregistre l'action que vous exécutez (parfois c'est trop simple pour un néophyte !).

 

Bon, je rédige ce message car il y a quand même des pièges.

Avec calc, pour enregistrer concrètement les actions dans la macro, il faut d'abord se positionner en mode « Conception » à partir du sous-menu Affichage/Barres d'outils/Contrôles de formulaires. Quand le mode est activé, on peut créer des boutons et autres puis agir sur leurs paramètres de fonctionnement. Si on n'est pas en mode conception et qu'on essaie de créer une macro, tout se passe bien sans erreur sauf que la macro est créée vide !

De même j'ai voulu associer ces macros au document. Quelle tristesse: d'abord si on renomme le document on perd le lien des macros créées, idem si on le déplace.... que de pièges non explicités dans l'aide !

3 jours passés à ne pas comprendre quand je sauvegardais mon fichier avec les macros assignées aux évènements des boutons, avant de fermer le fichier tout OK, fermeture/réouverture => les évènements ont perdu les assignations de macros !!! BEN OUI, je sauvegardais au format excel (pour exploiter le fichier avec Open Office comme avec OfficeWindows). En sauvegardant au format .ods (uniquement pour OpenOffice), les assignations sont conservées !!

La « transportabilité » des macros n'est pas viable de OpenOffice vers OfficeWindows.

Alors je vous propose deux fichiers, un pour Calc d'OpenOffice, l'autre pour Excel (Excel Mac 2004). Et pas la peine d'ouvrir les fichiers avec les outils concurrents, cela ne fonctionnera pas.

 

Calc ListeboitesArchives.ods

Excel ListeboitesArchives.xls

Bruno

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Published by druille - dans Partage QSE
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